名刺の常識

名刺を分類するためには、自分がどの様にその人を思い出すかによって変わってきます。名前を思い出して、「いつごろ会って、何をしていたひとだったかな」という風に思い出すなら、「年／業種／企業名／個人名」という項目で整理するのが効率的です。名刺管理はこうでなければいけない、というルールはありません。自分が使いやすいように分類して管理すれば、名刺はきっと役立つツールとして生まれ変わるでしょう。

自分にあった分類が一番といいましたが、それを考えるのも大変でしたら、会社名を５０音で管理するのが最もシンプルで分かりやすいかもしれません。このときもコツが必要になります。例えば５０音順で整理するとして、「あ〜お」の場所が足りなくなってしまっては困ります。このような面倒な作業を防ぐためにも台紙１枚に「あ」の会社、「い」の会社というようにルールを決めておくのが楽になります。

名刺をパソコンで管理すると、欲しい名前を一瞬で検索することができます。例えば表計算ソフトで作成する場合は、名前、業種、職種、勤務先、連絡先、住所、その人の資格、その人の特徴などの項目を作って作成します。表計算ソフトで管理するメリットは、各項目ごとに当てはまる人を抽出することができるという点です。例えば「ＭＲ」の職種の人を調べたいときに表計算ソフトを使用すれば、「ＭＲ」の人を全てリストアップすることも可能です。ぜひパソコンを使って名刺を有効活用してください。